Archives mensuelles : janvier 2011

Une nouvelle année, et de bonnes résolutions… au travail!

Reprendre le travail après les vacances de Noël peut être révélateur!

Tout au long de l’année nous voyons les documents s’amonceler sur notre bureau, page après page et les emails s’accumuler dans notre boite. Tout cela se passe tellement discrètement que nous n’y prêtons même pas attention, tellement pas, que vous avez dût être surpris en rentrant de vacances de Noël.

Il est bien beau de prendre des résolutions personnelles, tel que perdre 2 kg et mettre de l’argent de côté, mais si vous preniez celle d’être organisé au travail ?

Voici quelques-unes de nos astuces pour vous aider:

1- Trouver l’aiguille dans la meule de foin !

Avant de remplir les tiroirs, sauvegarder ou faire quoique ce soit, il est important de comprendre quelles sont les données importantes pour vous. Beaucoup d’entres-nous utilisent juste une fraction des documents que nous avons. Stocker des documents inutilisés n’engendre pas uniquement des coûts, mais rend aussi les données, dont nous avons vraiment besoin, plus difficiles à trouver.

2- Savoir quelles données vous devez protéger:

La comptabilité ou les ressources humaines par exemple, ont besoin que certains documents soient toujours disponibles même des années après leur création. Soyez sûr des données que vous devez obligatoirement garder avant de les jeter. Ensuite sauvegarder les dans un lieu protégé, l’excuse du chien qui a mangé le dernier avis d’imposition ne fonctionnera pas avec les impôts, même si c’est vrai!

3- Savoir quels sont les documents vous utilisez le plus.

Les arborescences et le tri alphabétique sont peut-être logiques, mais pas vraiment pratiques. Si vous devez cliquer 18 fois avant d’arriver aux documents que vous utilisez quotidiennement, vous n’êtes pas sorti de l’auberge! Archivez ce que vous utilisez le moins et ce que vous utilisez réguliérement sera plus simple à trouver.

4- Assurez-vous que vos documents confidentiels restent confidentiels.

Protégez vos documents et fichiers par un mot de passe, particulièrement si vous transportez des données sur une clé USB qui se perd ou se vol facilement.

5- Assurez-vous d’avoir un plan de sauvegarde

Une fois que vous avez rangé vos documents où il fallait, ne risquez pas de tout perdre! Les services de sauvegarde en ligne comme Mozy peuvent créer une copie de vos documents (de la même façon qu’ils sont stockés sur votre ordinateur)  en ligne à laquelle vous pouvez accéder si quoique ce soit venait à arriver à votre ordinateur.